Bursa Uludağ Üniversitesi’nin kurumsal hafızası dijital ortamda

Bursa Uludağ Üniversitesi’nin (BUÜ) kurulduğu günden itibaren 15 yılı dolduran tüm Senato, Yönetim ve fakülte kurulları, Akademik Genel Kurul gibi tüm kararları dijital ortama yüklendi.

Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’ndan tüm üniversitelere gönderilen yazıyla “Arşiv Belgesi” vasfına haiz Senato, Yönetim Kurulu, Fakülte Kurulu, Akademik Genel Kurul vb. kurullara ait kararlardan 15 yıllık süresini tamamlayanların devredilmesi talep edildi. Delil niteliğine sahip bu kararlar, Bursa Uludağ Üniversitesi’nin kuruluşundan bugüne kadar gerçekleştirdiği tüm faaliyetleri içeriyor ve aynı zamanda Üniversitenin kurumsal hafızasını oluşturuyor.

ELEKTRONİK ARŞİV

BUÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’nın önerisi ile kararlar Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı’na gönderilmeden önce tek tek taranıp elektronik bir arşiv oluşturuldu. Rektör Prof. Dr. Ahmet Saim Kılavuz’un büyük bir önem verdiği proje ile kurumsal hafıza, delilleri koruma süreci başlatılmış oldu. Daire Başkanlığı, BUÜ’de 1975-2005 yılları arasında alınan Senato, Yönetim Kurulu, Fakülte Kurulu, Akademik Genel Kurul kararlarını ilgili birimlerden yazıyla talep etti. Kasım ayında Rektörlüğün desteğiyle bir tarama cihazı alınarak yaklaşık 100 bin sayfalık veri tarandı ve elde edilen tüm görüntüler bir bellek hafızasına yüklendi. Daire Başkanlığı, taranan sayfaları tarih ve oturum sayısına göre standartlara uygun olarak kodladı.

Çalışmanın Üniversite tarihinde ilk kez yapıldığını aktaran BUÜ Rektörü Prof. Dr. Ahmet Saim Kılavuz, kararlarını Devlet Arşivlerine göndermeden önce tarayıp yedekleyen birkaç üniversite arasında yer aldıklarının da altını çizdi. Kılavuz. “Sonuç olarak; Üniversitemizin kuruluşundan bugüne kadar 15 yılı dolduran tüm Arşiv Belgesi vasfını haiz Senato, Yönetim Kurulu, Fakülte Kurulu, Akademik Genel Kurul vb. kurullara ait kararlara Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığımızdan talep edilmesi halinde ulaşılabilecektir” diye konuştu.